タスク管理とは?メリット・ツール選定ポイントを解説

2019年9月25日

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タスク管理について解説

「予定をしっかり管理できる、何か良い方法はないか?」と思っている方に向けて、本記事では「タスク管理」についてご紹介します。タスク管理のメリットは、計画的に物事を進められるのでスケジュールに余裕が生まれ、業務効率化をはかり「仕事のできる人」と周りの評価も上がります。

タスク管理とは


仕事を進める中で何かしらの「締め切り」があります。仕事はひとりで取り組む訳ではありませんので、さまざまな人との関わりがあります。

そんな日々の業務において進捗状況をしっかりと把握することは、「できるビジネスパーソン」として必須のスキルと言っても過言ではありません。この自分の仕事を管理する考え方を「タスク管理(Todo管理)」と呼びます。「タスク」とは最小の「仕事」や「作業」を表現しています。


仕事の効率化をはかるためには、タスクを整理して可視化する、そして優先順位を付けて全体を俯瞰して見ることがポイントです。タスク管理ツールにはアプリを利用して、リマインドなどを通知してくれる機能があります。まずはお試しで無料から利用できるので、ツールを比較して自分に合ったものを見つけられます。

やるべきことを把握していなかったり、作業漏れがあったりして納期に間に合わないことは最悪です。タスク管理は、「作業」を可視化し整理することで、優先順位や完了度合いを把握し、効率的にかつ臨機応変に仕事を行う仕組みです。

タスク管理のメリット

タスク管理のメリット

まずは、タスク管理を行うメリットを整理してみます。

タスクの進捗状況を共有できる

タスク管理を行うことで、チームで取り組んでいる業務を管理しやすくなります。自分のタスクを可視化することにより、個人の進捗状況を簡単にメンバー間で共有することが可能となります。チームリーダーもタスク管理を行うことで的確な指示が出せるようになり、活発なコミュニケーションが期待できます。

効率よく仕事を進められる

ひとつの仕事をこなすだけでなく、同時に複数の仕事を進めることもあります。そんな時にもタスク管理を行うことで、今抱えている仕事の量や納期までのスケジュールを適切に把握することが大切です。複数のタスクを管理し、臨機応変に効率よく仕事を進める上で、適切な判断をするのに役立ちます。俯瞰してものごとを見られるのです。

目的意識の明確化

目的意識を持って仕事に取り組むことはとても重要です。とはいえ、そのゴールが明確に見えていないと、仕事に集中することが難しいでしょう。

タスク管理を行うと、ゴールに対しての進捗状況や自分がやるべきことを把握できます。そうすることで優先順位が明確になり、モチベーションを高く維持しつつ仕事に向き合うことができます。

タスクの漏れを防止できる

複数の仕事を抱えている時に、うっかり期限を忘れてしまったことがあると思います。忙しい時こそ、このようなミスを防ぐことが重要になります。タスク管理をしっかり行うことで、うっかりしたタスクの漏れを防止することができます。これで、同僚からの信頼関係を損なうことを防ぐことにも役立ちます。

プロジェクトごとにタスク管理ができる

個人の進捗状況を可視化できることで、関わっているプロジェクトもタスク管理することが可能です。チーム内の誰がどれくらい作業が進んでいるか、状況を俯瞰して見ることができるので、適切な判断が可能となります。そうすることで、チームの生産性を向上させることができます。また、タスク管理でシンプルにプロジェクトを把握することができます。

アナログでタスク管理を行うメリット

一方でアナログタスク管理するメリットも

デジタルツールも手軽で便利ですが、アナログでタスク管理を行うことにはメリットがあります。

紙とペンだけでできるのでラク

シンプルに身近にある紙とペンで、サラサラと記入してタスク管理ができます。ツールを起動して、タスクを打ち込む手間が億劫だと感じている人も、ラクにタスク管理できます。

自分好みのレイアウトで書ける

アナログでのタスク管理は、自分好みのレイアウトで書くことができます。シンプルに箇条書きにしたりメモ書きのスペースを多めに取ったりと、自由な形でタスク管理ができます。手書きの良いところは自由に書けることです。ツールだと機能に制限がありますが、手書きにはありません。自分の思考を忠実に、紙とペンで再現することが可能です。

タスク管理ツール選定のポイント

タスク管理ツール選定のポイント

「どうやって選べばいいの?」と不安の方は、タスク管理ツール選定においては以下の3ポイントに着目すれば安心です。

機能

多機能であることが必ずしも良いとは限りません。機能が多くなるほど、使い勝手が悪くなる可能性もあります。欲張らずに、業務遂行において最適な機能が備わっているツールを選ぶことが大切です。今の問題点を整理して、管理したい方法を具体的に考えてから、操作性なども考慮して検討します。

費用

料金体系をチェックし、予算と比較衡量した上で選びます。具体的にはソフトを購入してインストールする方法と、サブスクリプションでソフトを利用する方法の2通りがあります。利用人数に応じて料金が変わるプランもありますので、自社の条件をリストアップして検討します。

操作性

頻繁に使うものなので、ツールの操作性は重要です。じつはタスクの管理方法に至っては、どのツールでも似たような仕様になっています。だから試用期間などを利用して、インターフェイスの見やすさ、使いやすさに重点を置いて選ぶことがポイントになります。ツールの使いやすさは、作業効率にも通ずる大事なことです。

タスク管理ツールおすすめ5選

Asana

費用

  • Basic 無料
  • Premium $9.99/月 /ユーザー (年間払い)
  • Business $19.99/月 /ユーザー (年間払い)

特徴

タイムライン上で、プロジェクトのすべてを一目で把握することができます。いいね機能で活発なコミュニケーションや、チャット機能で緊密な情報交換ができます。またSlackやグーグルカレンダーなど、今まで使っていた100以上のツールと連携が可能です。

Trello

運営会社

Atlassian

費用

  • 無料
  • Business Class $9.99/ユーザー(月間払い)
  • Enterprise    $20.83以下/ユーザー(月間払い)

特徴

Googleのアカウントでログイン可能です。シンプルで使いやすいインターフェイスで、どこにいても、すべての端末と常に同期されます。タスクをカードで作成して、プロジェクトを楽しく柔軟に効率よく整理して優先順位をつけて管理することができます。

Backlog

運営会社

Nulab(ヌーラボ)

費用

  • スタータープラン  2,400円 /30ユーザー(月間払い)
  • スタンダードプラン 11,800円 /ユーザー数無制限(月間払い)
  • プレミアムプラン  19,800円/ユーザー数無制限(月間払い)
  • プラチナプラン   50,000円/ユーザー数無制限(月間払い)
  • エンタープライズ  150,000円/10ユーザー~(年間払い)

特徴

すべてのプランに30日間の無料トライアルがあります。シンプルで直観的なデザインで、誰でも簡単に使いこなせることができます。

Wunderlist

https://www.wunderlist.com/ja/

運営会社

6 Wunderkinder GmbH

費用

無料プランのみ

特徴

シンプルなToDoリストで、簡単にタスクを共有することができます。また締め切りの設定、リマインダー、タスクの割り当てなどの通知を受け取れるのが便利です。あらゆる端末で利用することが可能です。

Redmin

運営会社

Far End Technologies

費用

無料プランのみ

特徴

オープンソースのタスク管理ツールです。運用するにはWebアプリケーションの専門知識が必要です。チケットという機能でタスクを管理し、ガントチャートやカレンダー、ロードマップなどで表示されるので、進捗状況を視覚的に把握しやすくなります。また複数人が同時にアクセスできるので、リアルタイムで作業を進めることができます。

タスク管理の徹底で業務効率化をはかろう

業務の効率化を実現させるには、タスク管理ツールを活用することが近道です。タスク管理を徹底することは、プロジェクトを成功に導く近道です。

デジタルツールは便利ですが、アナログでタスク管理を行うことにもメリットがあります。まずは実際に使ってみて、どちらか個人や組織にあうか、体験することが大切です。

Posted by HondaToru