プロジェクトマネジメントとは?代表的な手法・必要スキルと能力を解説

what-is-project-management

プロジェクトマネジメントはなぜ必要とされており、管理者として任されることがあるのでしょう。また、プロジェクトマネジメントを適切に進めるためには、どのようなポイントに注意しながら進行させればよいのでしょうか。

今回は、プロジェクトマネジメント徹底解説として、適切にプロジェクトを進めるポイントの紹介や、プロジェクトマネジメントを行う上で必要となるスキルなど、計画達成を目指しているプロジェクトの管理を任されている方必見の情報を紹介します。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントにはどのような意味があり、なぜ必要とされているのでしょうか。ここでは、プロジェクトマネジメントの基礎を解説します。

プロジェクトマネジメントの意義

プロジェクトマネジメントには、特定のプロジェクトをどのように進めるのか計画立案し、達成に導くようコントロールする役割を持っています。

近年ではグローバル化も進み、国内だけでなく海外にもプロジェクトを進めるチームがいる場合もあるため、他部署や支店との連携も、プロジェクトマネジメントの意義になっています。

とくにIT分野では、国内と海外で特定プロジェクトを一緒に進めているケースもあるため、プロジェクトマネジメントをして、プロジェクト自体の計画立案から成功までの道筋を考えつつ、遅れや手直しにも気を配り、プロジェクト全体をコントロールすることが必要となるのです。

なぜプロジェクトマネジメントが必要なのか

いまや、あらゆる企業にプロジェクトマネジメントが求められているといっても過言ではありません。

たとえばファストフード店の場合。近隣でイベントがあれば来客数が増えることが見込まれるため、ふだんよりもアルバイトの数をそろえる「計画性」が必要とですし、人件費ばかりかかり赤字にならないよう、出勤や退勤の時間も考慮しシフトを組み、1日の営業、言いかえればプロジェクトを終える必要があります。

プロジェクトマネジメントを活用すれば業務効率は改善し、最終的には顧客満足度を向上できるのです。プロジェクトの管理は、どの業種であっても求められるスキルといえるでしょう。

プロジェクトマネジメントを行ううえで必要なスキル

プロジェクトマネジメントを行うのにも、スキルが必要です。ここでは、プロジェクトマネジメントと行う上で、欠かせないスキルを3つ解説します。

コミュニケーション能力

プロジェクトマネジメントを行う上で、最も大切なのが、コミュニケーション能力です。プロジェクトによっては、部下とのコミュニケーションだけでなく、他部署との情報の伝達や交渉力も必要となるため、コミュニケーション能力が低いと、プロジェクトマネジメントをスムーズに行うことができません。

たとえば、業務に必要だからと報告したことが他部署に伝わらない、現在の仕様ではどうしても納期に間に合わすことができないと交渉の場を開いたのに譲歩案すら毎回引き出すことができない、といったコミュニケーション能力では、プロジェクトマネジメントを行うスキルが不足していると言わざるを得ないのです。

管理能力

プロジェクトマネジメントにはコミュニケーションも大切ですが、「マネジメント」と名のつくとおり、管理能力も必要なスキルです。

ファストフード店を例にしたものであれば、店長や社員がアルバイトの出勤日をしっかりと管理していないと、近隣でイベントがあって混雑しても対応しきれず消費者を待たせ顧客満足度を低下させたり、シフトを好きに出させるだけでポッカリと穴の開いている日があったり、店舗運営に支障をきたします。

これと同じであり、プロジェクトを計画立案し、達成に導くのであれば、相応の管理能力も必要になってくるのです。

思考力

プロジェクトマネジメントをする上で忘れがちなのが、思考力です。

プロジェクトを進めるに当たり、障害はつきものです。障害をいかにして解決するのか、その障害に対する解決能力や分析力など、思考力も欠かせないスキルになっています。

たとえば、予算をオーバーしているのならばどうするのか。人件費を削るのか、それともコストカットできる部分があるのかなど、考えて問題を解決する力が求められます。

適切にプロジェクトを進行させるためのポイント

プロジェクトマネジメントを通して、プロジェクトを適切に進行させるためにはポイントが存在しています。ここでは、適切にプロジェクトを進行させるためのポイントを3つ解説します。

人的資源を有効活用する

プロジェクトを進めるのは、ロボットではなく、あくまでも人間です。そのため、それぞれの人材が考え方や性格も異なるため、頭数をそろえただけでは足踏みそろえて良い雰囲気を作り出すことができません。

そのため、人材それぞれの考え方や性格まで考慮しチームを編成し、それぞれのスキルに見合ったタスクを任せることが大切なのです。

工程は細分化して管理する

プロジェクトの行程は細分化して管理することにより、スケジュールの遅れや障害に早い段階で気づくことができ、進行をよりスムーズにすることが可能です。少しでも早くプロジェクトの計画と実績のズレに気づくことがポイント、ということです。

実現するためには、プロジェクトをおおまかに分けタスク管理するのでなく、細分化して小さな行程一つひとつにタスクを振り分けることで、残りの作業量や進行状況から、計画と実績にズレがないか、確認がしやすくなります。

適切なリソースを確保する

プロジェクトを進行させるためには、リソースの確保も欠かすことはできません。ここで言うリソースとは、「予算」もありますが「人材」としての意味合いも持っています。

仮に予算内でプロジェクトを完了させようとしても、プロジェクトを進行できる人材が足りていなければ、プロジェクトが完了しない、予算をムダにオーバーしてしまう原因にもなってしまうでしょう。

また、すべてのプロジェクトを黒字運営することは難しくとも、社内全体のプロジェクトで黒字となるリソースが確保できていないと、企業の存続が危ぶまれます。そのため、「予算」や「人材」といったリソースを確保するのはもちろん、適切に運用することがポイントと言えます。

代表的なプロジェクトマネジメントの手法

プロジェクトマネジメントには、代表的な手法として4つの方法が存在しています。ここでは、代表的なプロジェクトマネジメントの手法を紹介します。

PMBOK

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)とは、プロジェクトマネジメントの手法をまとめたものであり、PMBOK標準のガイドブックも発売され、世界標準として使われているものです。

PMBOKでは、5つのプロセスと10個の知識で構成されており、プロセスはプロジェクトの立ち上げから終結まで必ず必要となるものですが、知識はプロジェクトやプロセスによって、10個すべてが必要とは限らないもので構成されています。

CCPM

CCPM(Critical Chain Project Management)は、プロジェクト中の各タスクの所要時間をギリギリに設定し、プロジェクトバッファとして余分な時間を管理する手法です。

たとえば、自宅から会社まで通勤するというタスクを設定する場合、自宅から最寄り駅まで徒歩で15分、自宅の最寄り駅から会社の最寄り駅まで30分、会社の最寄り駅から会社まで10分の合計55分を通勤時間として算出もできるでしょう。

ですが、この時間には信号待ちや電車の到着や乗り換え待ちなど、遅刻しないことを想定して多めに時間を取っていることがほとんどです。CCPMではムダな時間を削り、最寄り駅までの徒歩11分、電車26分、会社までの徒歩6分の計43分と計算し、12分をバッファとして管理するという考え方になっています。

WBS

WBS(Work Breakdown Structure)は、作業の流れをつかむのに適したプロジェクトマネジメントの手法です。

WBSでは、1つのプロジェクトを細かなタスクに分け構成図を作成し、構成図からプロジェクトの概要や作業の流れを確認しやすくなっています。また、構成図を作成することにより、障害となり得る部分も特定しやすくなるため、プロジェクト開始前に見直しをすることも可能です。

PPM

PPM(Project Portfolio Management)は、企業内で進む複数のプロジェクト全体を管理し、効率良く各プロジェクトを進行させる手法です。

単一プロジェクトだけを管理するのではなく、複数のプロジェクト全体を管理し、プロジェクトを進めさせることにより、情報が一括管理でき、人員の補充や追加予算の決定など、できるだけ連携を省き効率の良いプロジェクト進行が望めます。

プロジェクトマネジメントは計画達成に欠かせない

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトの計画達成には、欠かせない存在になっています。

プロジェクトマネジメントをしないことも選択肢のひとつではありますが、企業として大きく作業量が増えるほど業務効率改善のためにも、プロジェクトを管理していくことが欠かせなくなっていき、プロジェクトを適切に管理できていないと、顧客満足度の低下や企業としての信頼失墜にもなりかねません。

スキルも必要であり、だれもが即戦力となるプロジェクトマネジメントの適任者とはなりませんが、プロジェクトマネジメントをするからにはポイントを押さえてプロジェクトを管理・進行させることが大切です。

Posted by HondaToru