おすすめタスク管理アプリ9選 | アプリ選定のポイントについても解説
タスク管理アプリは多数存在しており、なにが違ってどれを選べばいいのかわからない方もいるでしょう。タスク管理アプリをおおよそ理解していても、操作が簡単でシンプルなものがいいのか、多機能なものの方がいいのか、アプリの選定ポイントを知らないと損をしてしまいます。
今回は、多くがToDoリストやリマインド機能を備えるタスク管理アプリを紹介しながら、タスク管理アプリ選定のポイントについても解説します。
タスク管理アプリの選び方
さまざまあるタスク管理アプリには、使用人数や用途にとって、最適なものが異なります。ここでは、正しいタスク管理の選び方を解説します。
個人で使うのか、複数人で使うのか
タスク管理アプリを個人で使うのか、それとも複数人で使うのかによって、選ぶべきアプリは異なってくるでしょう。
たとえば、個人作業やスケジュール管理に最適なタスク管理アプリと、複数人のチームで業務を進めるに当たり、納期やメンバーの進行状況を共有して確認し合ったりするならば、最適なタスク管理アプリが異なります。
そのため、最初に確認すべき事項として、「個人で使うのか」「複数人で使うのか」というのは、タスク管理アプリの選定において、非常に大切なポイントとなってくるのです。
用途によって機能レベルを選ぶ
使用人数のほかにも、「どのような用途で」タスク管理アプリを使いたいのかによっても、最適なタスク管理アプリが異なってきます。
たとえば、個人で使う場合でも、単にスケジュール帳代わりに使うのであれば、操作も簡単で、メモやリマインド機能がついていれば十分なシンプル機能のタスク管理アプリが最適と言えます。ですが、同じく個人で使う場合でも、仕事で使うのであれば、シンプルで機能が少なくともToDoリスト機能はほしいところです。
個人でスケジュール帳代わり程度にしか使わないのに、高機能なタスク管理アプリを使っても、多くの機能を使わないのであれば、操作がしづらく不便になってしまうでしょう。
このように、用途によって必要な機能レベルが異なってくるため、「どのような用途」でタスク管理アプリを必要としているのか確認しておくことも、ポイントのひとつと言えます。
タスク管理アプリを使うメリット
タスク管理アプリを使うことによって、さまざまなメリットを享受することができるでしょう。中でも、タスク管理アプリのメイン機能とも言えるメリットを、3点解説します。
1. いつでもタスクの入力ができる
タスク管理アプリはスマホで利用するため、いつでもタスクの入力や管理をすることができます。会社で使うのはもちろんのこと、電車の中や自宅でタスクの入力や確認をすることができるため、やらなければならないことが明確になるでしょう。
メモ帳やスケジュール帳の代わりにもなる、と言えます。
2. タスクのリマインドをしてくれる
タスク管理アプリは、タスクのリマインドをしてくれます。これはスマートフォンにも簡易的なものが実装されており、たとえばiPhoneならば、Siriに「明日の朝6時にゴミ出し、とリマインド」と言ってあげると、リマインダー機能が働き、明日の朝6時に通知がなされるのです。
仕事にも活用できるため、タスクの処理忘れ防止のためにも、リマインド機能を使うといいでしょう。
3. タスクの共有ができる
中でもタスク管理アプリで注目すべきは、タスクの共有ができる点です。これは複数人で業務をこなしている際に有効で、非常にメリットのある機能になっています。
たとえば、あるプロジェクトを3人で進めている場合、個々のタスクが共有できないと、プロジェクトの進行状況が正確にわかりづらいです。しかし、3人のタスクが共有できていると、チームリーダーは自分のデスクから動かずとも、いまプロジェクトは全体的に順調に進んでいるのか、遅れている点があるのか、確認が容易になります。
おすすめタスク管理アプリ9選
ここまでで、いかにタスク管理アプリにメリットがあるかわかったでしょう。では、どのようなタスク管理アプリを使えばいいのかが悩みどころになります。
ここからは、おすすめのタスク管理アプリを紹介します。
シンプルで直感的な操作が可能「Trello」
シンプルで直感的な操作を求めるのであれば、Trelloを利用するのがおすすめです。
Trelloは付箋を貼る感覚でドラッグ＆ドロップし、タスクを直感的に追加していくことができます。タスク管理アプリ初心者でも使いやすいシンプル設計であり、初めて使う方でも安心できるでしょう。
料金も基本的に無料で使えますが、追加で料金を支払えば、タスクへの添付ファイル容量を増加させたり、タスクを共有して使う上での権限付与を行ったりすることもできるため、シンプルながら中級的な使い方まですることもできます。
端末を選ばないタスク管理が可能「Google ToDo」
Googleから提供されているのが、Google ToDoというタスク管理アプリです。Google ToDoはiOSやAndroid向けにアプリを提供しており、パソコンのブラウザからはGmailの機能内からもToDoを追加・確認・完了などすることができます。
このように、端末を選ばずタスク管理が可能になっているのがGoogle ToDoの魅力であり、非常にシンプルなToDoリストながら、無料で利用できる強みもあるためおすすめです。
効率的なスケジュール管理が可能「Microsoft To-Do」
Microsoft To-Doは、Google ToDoに近いものがありますが、Microsoftから提供されているものです。特徴的なのが、当日1日のスケジュールのみ表示される機能を備えている点であり、大量にあるTo-Doの中から、その日のうちに処理せねばならないものを、探す手間がない効率的なスケジュール管理が可能になります。
Microsoft To-DoはiOSとAndroid、そしてパソコンでも利用ができ、パソコンでよく使われるOutlookのTo-Doと自動的に同期もされます。タスクが多く、効率重視の方におすすめのタスク管理アプリと言えるでしょう。
付箋のような形で簡単操作が可能「Jooto」
JootoはTrelloに似ているタスク管理アプリで、付箋感覚の簡単操作が売りです。料金も4人までは無料のプランが用意されており、5人以上は1ライセンス月額500円から、容量やセキュリティ性能に優れるエンタープライズプランならば、1ライセンス月額1,300円で利用可能になっています。
付箋感覚でタスクを追加すると同時に、添付ファイルを多く使う場合には、有料プランの検討もするといいでしょう。
さまざまなツールとの連携が可能「Asana」
Asanaは、さまざまなツールとの連携を得意としているのが特徴のタスク管理アプリです。OutlookやDropbox、Google DriveやEvernoteなど、なじみ深いツールとの連携も可能になっています。
さまざまなツールと連携されることで、データの共有やバックアップが容易になっているため、少人数でも使いやすいおすすめアプリと言えるでしょう。
ゲーム感覚でタスク管理の基礎が身につく「ToDoist」
ToDoistは繰り返されるタスクを細かく設定できることから、ゲーム感覚でタスク管理の基礎が身につくおすすめアプリのひとつです。
たとえば、毎週水曜日がプラゴミの日で、家を出る前に忘れず出さなければならないとしましょう。ここで、毎週繰り返される「水曜日にプラゴミを捨てる」というタスクを、毎週完了するごとに次週分作成し待機させるというのは、非効率的と言えます。
繰り返し行うタスクは、繰り返し設定をするという、タスク管理の基礎を学ぶにはピッタリのアプリと言えるのがToDoistです。
タスクをリストで管理可能「Any.Do」
Any.Doは、プリセットされているリストの中から、素早くタスクを設定することもできる、タスク管理アプリになっています。高機能なタスク管理を必要としない場合に、おすすめです。
リマインダー機能はもちろん、カレンダーと同期することもできるため、忘れる心配が激減します。さらにウィジェットも使いやすくなっているので、Any.Doを入れたら、試してみるといいでしょう。
仕事の管理に優れている「Wrike」
GoogleやAmazonにも導入実績があるWrikeは、仕事の管理に優れています。その理由が、タスクごとに「どの作業が非効率になっているか」が共有され管理しやすくなっているため、プロジェクトの人数が多いほど導入効果は高くなるでしょう。
料金は5人までは無料ですが、ガントチャート機能を使いたいのであれば、1ユーザーあたり月額9.80ドルからの有料プランを利用する必要があります。
多機能で使いやすい「TickTick」
TickTickは、ほかのタスク管理アプリでは難しいタスクの期限指定もしやすくなっており、無料なのに多機能で使いやすく、非常におすすめです。
料金プランも有料のものもありますが、非常に大量のタスクを抱えないのであれば、無料プランのままで十分でしょう。
多機能だと操作が難しくなりがちですが、TickTickでは操作も簡単で使いやすいため、タスク管理アプリ初心者を脱したら、乗り換えたいアプリでもあります。
目的に適したタスク管理アプリを選ぼう
タスク管理アプリには、それぞれ特色があり、目的に適していないアプリを選んでしまうと、ムダな料金が発生してしまったり、操作が難しくて結局使わなくなってしまったりすることもあります。
そのため、重要なのは、目的に適したタスク管理アプリを選択することです。
シンプルなものにするのか、多機能なものにするのか。利用目的に適したタスク管理アプリを選択し、後悔しないタスク管理アプリの選定を行いましょう。