おすすめ進捗管理ツール5選を紹介！ツール選びのポイントや導入メリットも解説
進捗管理ツールにも選び方のポイントやおすすめツールがあり、それぞれ機能や導入費用も異なります。共有して作業を進める中で効率的にするには最適とも言えるものですが、メリットがどれほどあるのかわからない方もいることでしょう。
結論から言ってしまうと、複数のメンバーで効率良く作業を行いたいのであれば、進捗管理ツールは導入の検討をすべきです。逆に言えば、担当がひとりだけの専任業務であると、進捗管理ツールの導入意義が薄れてしまいます。
今回はおすすめの進捗管理ツールを5つ紹介しながら、ツール選びのポイントや導入するメリットも解説します。
進捗管理ツールとは？
進捗管理ツールとは、現在ある仕事と進行状況を登録し、同じ仕事をするメンバーと共有するツールのことです。
単独で利用するものには、個々のツールに付属しているToDo機能やスケジュール機能がありますが、それらでは業務の進行状況を共有できず、メンバー間で現在ある仕事とその進行状況を共有することはできません。一方の進捗管理ツールでは、そのようなデメリットをなくし「情報を共有」できるように設計されているため、効率的な仕事を行うことができます。
進捗管理ツールの導入メリット
進捗管理ツールを導入すると、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょう。
ここでは進捗管理ツールを導入した際に得られるメリットを具体的に挙げ、解説します。
簡単に進捗度を可視化できる
進捗管理ツールがあれば、同じ仕事をするメンバー間で、簡単に進捗度を可視化して把握できるようになるメリットがあります。
単純に「仕事の進捗状況」を登録して確認するだけでなく、すべてのタスク情報を可視化できるガントチャート機能や、リアルタイムで確認できるタスク管理機能により、優れた進捗度の確認を行うことが可能になっているのです。
管理効率が向上する
ガントチャート機能やタスク管理機能により、進捗管理ツールを導入していれば、該当業務の管理効率が格段に向上するメリットを持っています。
例えば、ある業務を振り分け忘れ、もしくは担当者が作業し忘れていたとしても、ガントチャート機能があれば一目で「作業されていない」「だれが担当中なのか」などがわかるため、いざ納期が迫って「作業が進んでいない」という“うっかりミス”が激減します。
自動で集計・分析してくれる
進捗管理ツールを使えば、メンバーが作業したデータを自動的に集計・分析し、その情報のグラフ化やデータ化も自動的に行ってくれるメリットがあります。
多く使われるのが、データ化して報告書や請求書にするための数値化にするものです。例えば同業務の担当者が3名おり、Aは500件のデータを処理、Bは350件のデータを処理、Cは720件のデータを処理したとします。
上記の例は簡単にしましたが、これを人力でデータ化するとなると、別途時間もかかりミスも発生しやすくなるため、自動で集計や分析をしてくれる進捗管理ツールは、非常に効率的なのです。
進捗管理ツールの選び方
進捗管理ツールを導入する際には、どのようなポイントを押さえて導入すればいいのでしょうか。
ここでは、進捗管理ツールの選び方を紹介します。
目的にあった機能を備えているか
最低条件として、進捗管理ツールが目的にあった機能を備えている必要があります。
例えば、ガントチャート機能を使いたかったのに、簡易的な進捗状況の共有しかできなかったらどうでしょう。目的にあっておらず、進捗管理ツールを導入する意義が薄れてしまいます。
そのため、進捗管理ツールを導入する「目的」を設定し、その「目的」にあった機能を備えているかを最優先で確認する必要があるのです。
操作性の良し悪し
進捗管理ツールを導入しても、操作性が悪く使いにくかったら、業務効率は下がってしまいます。そのため、操作性の良し悪しもツールを選ぶポイントのひとつです。
例えば、同じような機能を備えているツールがあっても、可視的に使いたい機能にすぐたどり着ける進捗管理ツールと、難しい単語をよく理解しないと操作もおぼつかない進捗管理ツールでは、前者の方が使い勝手が良いです。
操作性の低下は効率の低下にもつながってしまうため、操作性の良し悪しもよく確認する必要があります。
管理データの保存方法
進捗管理ツールを導入すると、管理するデータをひとつの形式に統一できるようになります。
今まで複数のツールを使っており、それぞれ別の形式で保存されていると、同一のソフトウェアで開けない、印刷時にズレが生じるなど不都合もあり、つど手作業での修正を余儀なくされていたでしょう。しかし進捗管理ツールを導入すれば、そのような煩わしさからも作業からも解放され、ひとつの形式でデータを管理できるメリットがあります。
日本語に対応しているか
進捗管理ツールが日本語に非対応だと、生産性に欠きます。操作性の良し悪しでも触れましたが、直感的にわかりやすいものでないと、導入する意義は薄れてしまうのです。
その点、日本語に対応しているツールであれば、日本企業には最適と言えるでしょう。外国語よりも理解しやすく、直感的な操作ができるようになります。
おすすめ進捗管理ツール5選
それでは、進捗管理ツールは具体的にはどのようなツールを使えばいいのでしょう。
ここからは、おすすめの進捗管理ツールを5つ紹介します。
シンプルで直感的な操作が可能「Trello」
Trelloはとてもシンプルな進捗管理ツールで、直感的にできるドラッグやクリックで操作が可能になっています。
ヘルプもほとんど読むことなく使えるほどシンプルに設計されており、簡単に使える進捗管理ツールとしてもおすすめで、導入の敷居が低い特徴があります。
無料で多くの機能が使える点も、Trelloを使うメリットと言えるでしょう。
エンジニアのタスク管理に便利「Backlog」
エンジニアのタスク管理に優れている進捗管理ツールがBacklogです。ガントチャート機能で可視化して進捗状況を確認できるだけでなく、タスク管理には優先度やステータスの設定が可能になっています。
操作画面は日本語に対応しているため、タスク管理に手間取ることもないでしょう。
付箋のような形で簡単操作が可能「Jooto」
シンプルな操作ができるという点では、Jootoが先に紹介した進捗管理ツールTrelloに似ていますが、付箋のような形でさらに簡単な操作が可能になっています。
さらにSNSのような感覚でタスクに関するコミュニケーションを取り連携し合うことも可能であるため、シンプルで簡単操作な上に利便性も伴っている進捗管理ツールと言えるでしょう。
様々なツールとの連携が可能「Asana」
日本語への対応も大幅に進み、さまざまなツールとの進捗管理ツールの連携を考えているのであればAsanaがおすすめです。100以上のアプリと連携が可能であり、その中にはDropboxやGoogle Drive、Microsoft Office 365といった有名なものも多く含まれています。
さまざまなツールとの連携がなされることで、Asanaに集約してできることが増え、タスク管理の利便性だけでなく、業務自体も効率化することでしょう。
世界の大手企業で導入実績あり「Wrike」
GoogleやAmazonなど世界の大手企業でも導入の実績があるのがWrikeです。利用人数に応じて使用料金が変わるのはほかのツールと同じですが、Wrikeならば一部機能制限があるものの5人までは無料で利用できます。
大手企業でも導入の実績がある安心感を得ながら、小規模な企業ならばタスク管理が主となりますが5人までの無料プランを使い導入効果を確かめてからの導入、ガントチャート機能が必須で管理人数も多い大企業でも無料トライアルで試した後に導入が可能と、実際に使い勝手を試してから利用することが可能になっています。
自社に適したツールの導入で管理業務を効率化しよう
進捗管理ツールは単純に導入するだけでなく、自社に適したツールを選ばねばなりません。自社に適したツールを選んで導入してこそ、管理業務が効率化するのです。
そのためには、自社でどのような目的を持っているのか明確にし、ツールのメリットと導入効果を考慮することが大切です。日本語非対応のツールもあるため、今回紹介したおすすめ進捗管理ツールのようなものを優先的に、導入効果を踏まえつつ、どのツールが自社に適しているのか管理者がしっかりと判断するといいでしょう。